De uitdaging
Gemeente Westerwolde stond voor de invoering van een nieuwe werkwijze met gebiedsteams, terwijl tegelijkertijd nieuwe medewerkers instroomden. Daardoor ontstond behoefte aan een gezamenlijke en eenduidige werkwijze: medewerkers moesten niet alleen weten hoe processen moesten verlopen, maar ook begrijpen hoe de gebruikte applicaties deze processen ondersteunen. De aansluiting tussen beleid, dagelijkse uitvoering, werkprocessen en systeeminrichting vroeg om verdere verduidelijking. Verschillende disciplines – waaronder consulenten, toegangsmedewerkers, administratief medewerkers en kwaliteitsmedewerkers – waren hierbij betrokken. Westerwolde schakelde SDO Support in om kennis en praktijk bij elkaar te brengen, processen gezamenlijk door te nemen en deze concreet uit te werken in Engage. Zo kon de nieuwe werkwijze worden vertaald naar de dagelijkse praktijk.
Onze aanpak
- In kaart brengen van bestaande processen, werkwijzen en applicaties
- Verbinden van consulenten, toegangsmedewerkers, administratie en kwaliteitsmedewerkers tijdens een gezamenlijke opleiding
- Gezamenlijk onderzoek per proces, hoe de nieuwe werkwijze en systeeminrichting elkaar ondersteunen, inclusief mogelijkheden en beperkingen
- Vertaling gezamenlijke inzichten naar concrete processen in Engage, waarmee samenwerking binnen de gebiedsteams wordt versterkt
Het resultaat
De opleiding heeft gezorgd voor meer samenhang tussen de nieuwe werkwijze, de werkprocessen en de applicaties van gemeente Westerwolde. Medewerkers uit verschillende disciplines zijn gezamenlijk door de processen gegaan en hebben inzicht gekregen in de mogelijkheden en beperkingen van de huidige applicaties. De processen zijn vervolgens uitgewerkt in Engage, waardoor de nieuwe werkwijze concreter en beter toepasbaar is gemaakt. Ook is de samenwerking tussen medewerkers binnen de gebiedsteams verder ondersteund doordat verschillende rollen gezamenlijk naar dezelfde processen hebben gekeken. Daarmee beschikt Westerwolde over een praktischere basis voor de verdere inrichting van de nieuwe werkwijze. SDO Support beschrijft dit als een belangrijke stap in de inrichting van de gebiedsteams en de samenwerking daarbinnen.
